Lathundar‎ > ‎

Delningsinställningar

Delnings- och publiceringsmöjligheterna för dokument är många. Se till att du är medveten om dina alternativ för att dela dokument, så resultatet blir det önskvärda.

Samma principer för delning gäller också i Sites.

Läs denna sammanfattning för delningsprinciper. Kontrollera också dina delningsinställningar så du säkerställer att du delar och samarbetar säkert och enligt dina intentioner. 

---

Dela ikoner i Dokument

I din lista över dokument, kommer du att se att olika ikoner och beskrivningar visas bredvid rubriken för varje dokument. Här är en allmän översikt:

  • Ett lås betyder "Privat"
  • Ett lås framför en jordglob betyder "Alla med länken" (ej sökbar via söktjänster såsom Google)
  • En glob betyder "Publicera på webben" (sökbar via söktjänster såsom Google)

Bredvid varje av dessa ikoner visas text som anges hur många som kan redigera respektive som kan visa (läsa) dokumentet.

Låt oss titta på några exempel:

Om du har ett dokument med ett lås med texten "inte delad" är dokumentet privat och bara för dig. Ingen annan än du kan hitta, visa eller redigera detta dokument.

---

Om du har ett dokument med ett lås samt texten "jag med 3 redigeringsbehöriga, 1 läsbehörig," innebär det att dokumentet enbart är tillgängligt för dig och de personer som du uttryckligen definierat. Notera att om du givit andra redigeringsbehöriga rätt att i sin tur bjuda in fler att redigera så kan alltså listan av redigeringsbehöriga utökas av de som redan har redigeringsbehörighet. 

Om länken (adressen) till detta dokumentet skickas till någon som varken fått läs- eller redigeringsbehörighet kan den personen alltså inte öppna dokumentet.

---

Delningsinställningen "Alla med länken" representeras av ett litet lås på en jordglob. Om du ser denna ikon betyder det att dokumentet är läsbart för alla som har länken till dokumentet. Du kan också uttryckligen tillåta vissa personer att redigera dokumentet, som representeras av texten "3 redigeringsbehöriga."

Om länken oavsiktligt delas med människor som inte bör ha tillgång, kan du alltid återställa länken genom att klicka Återställ länken i Dela dialogrutan för ditt dokument:


---

Om ditt dokument är publikt kommer en jordglob visas på raden med dokumentnamnet. Det innebär att dokumentet kan hittas (sökas fram) och visas av alla på nätet. Vi kallar denna inställning "Publicera på webben" ("jag med alla"). Om du markerar kryssrutan för att tillåta alla att redigera i Dela dialogrutan kommer dokumentet också att kunna redigeras av alla som öppnar det.

Var försiktig när du använder den här inställningen för att undvika att göra information publik som inte är avsedd att vara det. 

---

Visa vilka som har behörighet till ett dokument

Förutom indikatorerna ovan kan du se exakt vilka som kan läsa ett dokument och vilka som kan redigera ett dokument i Dela dialogrutan (markera ett dokument och välj Dela->delningsinställningar eller klicka på "Dela" då du är i redigeringsläge). Om dokumentet är satt till "Privat - enbart personer som är listade nedan har åtkomst" kommer du att kunna se en lista på vilka personer som har behörighet. I rullgardinsmenyn vid varje namn kan ägaren av dokumentet, eller en redigeringsbehörig som har beviljats tillstånd, ändra behörigheten för varje person.

Klicka Ändra bredvid texten "Skrivbehöriga får lägga till personer och ändra behörigheter" om du inte vill tillåta personer du givit redigeringsåtkomst att själva kunna dela dokumentet vidare eller göra ändra inställningar för delning via rullgardinsmenyn.

---

För dokument med inställningar "Alla med länken" eller "Publicera på webben" har du också möjlighet att ge personer  rättighet att kunna redigera. Markera då rutan bredvid "Tillåt alla att redigera (ingen inloggning krävs)" om du vill att alla som öppnar dokumentet även skall kunna redigera det.

Notera att de som har redigeringsmöjligheter kan göra en kopia av dokumentet och därmed skapa en egen version av innehållet för sig själv.