FAQ

Vi försöker lägga till frågor och svar kontinuerligt på den här sidan för att på bästa sätt ge svar på vanligt förekommande frågor.

Innehåll

  1. 1 Gmail
    1. 1.1 Hur loggar jag in på min e-post i Google Apps?
    2. 1.2 Kommer min e-postadress att ändras i och med övergången till Gmail?
    3. 1.3 Vilka är skillnaderna mellan Outllok och Gmail?
    4. 1.4 Hur gör jag för att importera kontakter från Outlook till Gmail?
    5. 1.5 Hur skapar jag en distributionslista/adresslista i Gmail?
    6. 1.6 Varför hittar jag inte administrativ personal i Gmail kontakter?
    7. 1.7 Hur söker jag användare i Kontakter?
    8. 1.8 Hur söker jag i Gmail? 
    9. 1.9 Outlook öppnas som standard e-postklient i skoldatanätet, skall den det?
    10. 1.10 Måste jag använda Gmail webbgränsnitt eller kan jag välja en annan e-postklient för att hantera min e-post?
    11. 1.11 Kan jag använda Gmail offline, dvs. då jag inte är uppkopplad på Internet?
    12. 1.12 Jag vill att varje meddelande skall komma på en egen rad i inkorgen, precis som jag är van vid från Outlook. Går det?
    13. 1.13 Jag vill att ett meddelande skall förvisas på högra sidan av skärmen, likt den vy som fanns i Outlook. Går det?
    14. 1.14 Kan jag vidarebefodra min e-post till en annan adress?
    15. 1.15 Kan jag använda Gmail på min mobiltelefon och använda appar på iPhone/iPad/Android?
    16. 1.16 Får jag mycket skräppost? 
    17. 1.17 Hur mycket e-post kan jag lagra?
    18. 1.18 Kan jag öppna min e-post i en ny flik (inte i ett nytt fönster)?
    19. 1.19 Syns reklam i Gmail som det gör i Googles privatkonton?
    20. 1.20 Kan jag ändra tema/design på Gmail?
  2. 2 Säkerhet och sekretess
    1. 2.1 Är Google Apps säkert och hur hanteras vår information av Google?
    2. 2.2 Kan min information hamna i fel händer eller läsas av utomstående?
  3. 3 Krav och språkstöd
    1. 3.1 Google Apps stödjer de två senaste versionerna av Internet Explorer, Firefox och Safari på löpande basis, samt den senaste versionen av Chrome. Läs mer här.
    2. 3.2 Vilka webbläsare kan jag använda med Google Apps?
    3. 3.3 Chrome är som bekant den webbläsare vi rekommenderar för arbete i Google Apps. Mer info finns på http://wiki.edu.sollentuna.se/artikel/web-browser/chrome.
    4. 3.4 Nej, eftersom Google Apps körs i en webbläsare, behöver du bara använda en webbläsare som stöds.
    5. 3.5 Finns det andra systemkrav?
    6. 3.6 Användargränssnittet för Google Apps tjänster finns på över 50 språk. Du kan ange vilket språk tjänsten skall presenteras på via "Inställningar" för respektive tjänst.
    7. 3.7 Vilka språk har Google Apps stöd för?
  4. 4 Allmänna frågor
    1. 4.1 Varför Google Apps?
    2. 4.2 Hur lång tid tar det att komma igång med Google Apps?
    3. 4.3 Vem kontaktar jag när något verkar vara fel eller inte fungerar?
    4. 4.4 Jag har glömt mitt lösenord, vad skall jag göra?
    5. 4.5 Kan jag komma åt min e-post, dokument och kalender offline?
    6. 4.6 Vad händer med Office paketet?
    7. 4.7 Vad händer med våra dokumentkataloger (h: mm) på skoldatanätet?
    8. 4.8 Kan jag ha många dokument i Google Apps?
    9. 4.9 Kan jag skapa mer lagringsutrymme för mina dokument och mediafiler i Google Drive? 
    10. 4.10 Måste jag använda en särskild internetuppkoppling för att komma åt Google Apps när jag är utanför skolan?
    11. 4.11 Varför har bara personal och elever konto i Google Apps, och inte vårdnadshavare?
    12. 4.12 Kan föräldrar och vårdnadshavare ta del av information i Google Apps?
    13. 4.13 Vad händer med mitt konto om jag slutar i Sollentuna? Vad gör jag med min information i Google Apps?
    14. 4.14 Vad är Google Labs och har vi tillgång till Labs?
  5. 5 Sites
    1. 5.1 Prenumerera på RSS flöden (feeds) i Google Sites


Gmail

Hur loggar jag in på min e-post i Google Apps?

Personal går till http://epost.edu.sollentuna.se.
Logga in med ditt befintliga användarnamn och lösenord som du har på skoldatanätet.
För mer information, se Inloggningsrutiner.

Kommer min e-postadress att ändras i och med övergången till Gmail?

E-postadressen för personal förblir densamma, dvs xxxxx_s@edu.sollentuna.se. Elever däremot har en ny e-postadress, xxxxx_år@elev.sollentuna.se. 

Vilka är skillnaderna mellan Outllok och Gmail?

Det är inga stora skillnader mellan olika e-post klienter, principerna är desamma. En jämförelse mellan hanteringen av e-post i Outlook och Gmail finns beskrivet i det här dokumentet (eng).   

Hur gör jag för att importera kontakter från Outlook till Gmail?

Det går att exportera en adresslista från Outlook som sedan kan importeras till Kontakter i Gmail. Du kan titta på detta dokument som visar hur man gör.  

Hur skapar jag en distributionslista/adresslista i Gmail?

Distributionslista/adresslista i Gmail kontakter kallas för Grupp (ej att förväxla med Google grupper). En grupp innehållande ett antal kontakter skapas så här: 
  1. Klicka på Kontakter i Gmail (uppe i vänsterkolumnen).
  2. Använd sökrutan för att söka fram en användare som skall finnas i gruppen, skriv t.ex. förnamn och första bokstäverna i efternamnet så brukar det generera sökresultat.
  3. Klicka på namnet då det dyker upp under sökrutan.
  4. Nu visas kontakten och du väljer här att klicka på "Grupper" ovanför kontaktkortet
  5. Välj "ny grupp" och ge gruppen ett namn (görs bara nu).
  6. Repetera pkt 2-4 och istället för pkt 5 bockar du för gruppens (listans) namn så är kontakten ifråga inlagd i gruppen.
När du sedan vill skicka ett mejl till alla i gruppen skriver du bara dess namn i adressfältet på ett nytt mejl så dyker den upp (precis som andra kontakter). Klicka på gruppens namn och samtliga kontakter fylls på i adressfältet.

Varför hittar jag inte administrativ personal i Gmail kontakter?

Personal (edu-domänen) kommer att få adressuppslag på administrativ personal. Vi kan inte säga exakt när detta kommer att fungera.

Hur söker jag användare i Kontakter?

Du kan söka på namn och/eller skola i Kontakter. Skriva bara några bokstäver i namnet + några i skolnamnet så får du ett sökresultat. Vi kommer efterhand att lägga in mer information i vår katalog som gör det än mer enkelt att söka fram en viss användare. 

Hur söker jag i Gmail? 

Skriv bara in ordet, adressen eller frasen du vill söka på i sökrutan så får du fram all e-post som innehåller orden. Vi du göra mer avancerade sökningar kan du använda dig av någon av dessa operatörer (samma operatörer kan användas för att skapa effektiva filter och automatisk sortering av din e-post).

Outlook öppnas som standard e-postklient i skoldatanätet, skall den det?

Tillsvidare kommer Outlook att öppnas om du t.ex. är inne i ett dokumentbibliotek på skoldatanätet och högerklickar och väljer "Skicka som epost". Vill du använda Gmail för att skicka ett dokument som ligger lagrat i t.ex. h: eller i: i så använder du "Bifoga fil" direkt i Gmail.    

Måste jag använda Gmail webbgränsnitt eller kan jag välja en annan e-postklient för att hantera min e-post?

Ja, du kan använda andra e-postklienter, t.ex Outlook. Du aktiverar detta via Inställningar->Vidarebefordran och POP/IMAP i Gmail. Därefter måste du göra sedvanliga inställningar i din e-postklient. 

Kan jag använda Gmail offline, dvs. då jag inte är uppkopplad på Internet?

Ja, det går att läsa och skriva e-post i offline läge. Det fungerar f.n. bara med Chrome webbläsare och kräver då att man intsallerar en Chrome app. Läs mer och hämta appen här

Jag vill att varje meddelande skall komma på en egen rad i inkorgen, precis som jag är van vid från Outlook. Går det?

Ja, du kan stänga av "Conversation view" i Gmail. Gå till Inställningar->Allmänt, välj Konversationsfönstret av.

Jag vill att ett meddelande skall förvisas på högra sidan av skärmen, likt den vy som fanns i Outlook. Går det?

Ja, det finns en lab som heter Förhandsgranskningsfönster. Gå till Inställningar->Labs och aktivera denna lab.

Kan jag vidarebefodra min e-post till en annan adress?

Ja. Du aktiverar detta via Inställningar->Vidarebefordran och POP/IMAP i Gmail.

Kan jag använda Gmail på min mobiltelefon och använda appar på iPhone/iPad/Android?

Ja, det fungerar utmärkt. Du behöver först kontrollera att du har anpassat lösenordet, se Inloggningsrutiner. För konfiguration av telefonen, se Google mobile.  

Får jag mycket skräppost? 

Det kan vi dessvärre inte svara på. Det vi kan säga är att skräppostfiltret i Gmail är mycket bra. Du bör med andra ord inte se mycket skräppost i din inkorg. Får du post som du anser vara skräppost kan du markera meddelandet (bocka i rutan till vänster) och klicka på knappen "Rapportera skräppost". Du kan också gå in i mappen Skräppost och på motsvarande sätt indikera "Ej skräppost". (Titta därför ibland igenom mappen Skräppost så inte e-post felaktigt har hamnat där).

Hur mycket e-post kan jag lagra?

Massor, kort sagt. Varje användare har 25 GB lagringskapacitet. Detta inkluderar e-post och bilagor som sparas. Du kan alltså utan vidare välja att arkivera din e-post istället för att radera den.  

Kan jag öppna min e-post i en ny flik (inte i ett nytt fönster)?

Ja, om du ställer in din webbläsare att öppna länkar i ett nytt fönster eller ny flik.

Om du vill öppna Gmail eller Kalender i en ny flik istället för ett nytt fönster, ändra dina inställningar i Internet Explorer. Gå till Verktyg> Internet-alternativ> Tabs> Inställningar och klicka Låt Internet Explorer välja att öppna popup-fönster.

Syns reklam i Gmail som det gör i Googles privatkonton?

Nej, det förekommer ingen reklam i våra Google Apps tjänster. 

Kan jag ändra tema/design på Gmail?

Ja, gå till Inställningar->Tema i Gmail och välj något du trivs med.

Säkerhet och sekretess

Är Google Apps säkert och hur hanteras vår information av Google?

En av anledningarna till att vi valt Google Apps (utbildningsutgåva) är tillförlitligheten och säkerheten. Vi har alltså en tjänst från Google som motsvarar deras mest tillförlitliga företagstjänster. Kort sagt, driftsäkerheten är mycket hög och vi bestämmer själva över vår information. För mer information, se Säkerhet och sekretess.

Kan min information hamna i fel händer eller läsas av utomstående?

Vi har en strikt policy att inte läsa eller granska information som våra användare väljer att hålla privat. Ingen systemadministratör på barn- och utbildningskontoret läser någon som helst information som tillhör ett användarkonto i Google Apps. Finns brottsmisstanke så kan undantag göras.

Notera att vi inte står till svars för hur enskilda användare väljer att dela eller publicera information. Som användare skall man alltid vara noga med vilka redigerings- och läsrättigheter man sätter på sin information.

Krav och språkstöd

Vilka webbläsare kan jag använda med Google Apps?

Google Apps stödjer de två senaste versionerna av Internet Explorer, Firefox och Safari på löpande basis, samt den senaste versionen av Chrome. Läs mer här.

Chrome är som bekant den webbläsare vi rekommenderar för arbete i Google Apps. Mer info finns på http://wiki.edu.sollentuna.se/artikel/web-browser/chrome.

Finns det andra systemkrav?

Nej, eftersom Google Apps körs i en webbläsare, behöver du bara använda en webbläsare som stöds.

Vilka språk har Google Apps stöd för?

Användargränssnittet för Google Apps tjänster finns på över 50 språk. Du kan ange vilket språk tjänsten skall presenteras på via "Inställningar" för respektive tjänst.

Allmänna frågor

Varför Google Apps?

Det ger vår personal och våra elever tillgång till kraftfulla verktyg för kommunikation, samarbete och publicering. Vi får ständigt tillgång till nya tjänster och funktioner, och de innovationer som kommer oss till del ligger i den absoluta framkanten. Det är en molntjänst, dvs vi kommer åt vår information oberoende av tid och plats och informationen lagras på ett säkert sätt. Det är en relativt öppen miljö, vilket ger oss möjligheter att på sikt anpassa tjänsterna till särskilda behov samt skapa egna funktioner i molnet. Det är en kostnadseffektiv infrastruktur för skolan, inga licenskostnader och mycket låga driftskostnader.

Hur lång tid tar det att komma igång med Google Apps?

Du kan skicka och ta emot e-post, skapa och redigera dokument och webbplatser, schemalägga kalenderhändelser och hantera kontakter på en gång. Att vänja sig vid Gmails e-post hanteringsfunktioner, exempelvis filter och etiketter, kan ta lite längre tid. Detsamma gäller möjligheterna att dela redigeringsbehörighet till dokument och webbplatser (Läs mer om delning). Det är delvis ett nytt sätt att arbeta. Istället för att skicka runt informationen, delar man på en gemensam arbetsyta. Inom någon vecka upptäcker nog de flesta fördelarna med detta arbetssätt. 

Vem kontaktar jag när något verkar vara fel eller inte fungerar?

I första hand kontaktar du skolans datateknisk support (DTS) eller skolans IKT inspiratör. I andra hand skickar du din fråga till Google apps supportforum (läses av systemansvarig för Google Apps). 

Men du, börja gärna med att söka ett svar på denna sajt eller på de olika hjälp och video-sajter som länkas till här.  

Jag har glömt mitt lösenord, vad skall jag göra?

Kontakta datateknisk support (DTS) på din skola som kan återställa ditt lösenord.

Kan jag komma åt min e-post, dokument och kalender offline?

Det går att synkronisera e-post, dokument och kalender så dessa blir åtkomliga offline. För att detta skall fungera måste man använda Chrome och följande appar:
Google docs (endast läsning, redigering offline väntas under vt-12)

Obs! Offline synkronisering skall endast användas på egna personliga datorer, ej på datorer som delas av flera användare. Läs mer om offline Gmail och offline docs och offline kalender.

Vad händer med Office paketet?

Kommunen har fortsättningsvis Microsoft School Agreement vilket innebär att Microsoft Windows och MS Office kommer att finnas tillgängligt för installation på våra datorer. 

Vad händer med våra dokumentkataloger (h: mm) på skoldatanätet?

De kommer finnas kvar tillsvidare. 

Det är upp till varje skola och användare att själva skapa en en struktur för sin dokumenthantering i Google Apps. Man kan ladda upp alla typer av filer och lagra dessa i Google Apps. 

Kan jag ha många dokument i Google Apps?

Ja, det kan du. Varje användare har 5 GB lagringsutrymme för filer i dokumentdelen av Google Apps. Det räcker hyggligt långt om du inte har alltför mycket media-filer (bilder och videos).

Kan jag skapa mer lagringsutrymme för mina dokument och mediafiler i Google Drive? 

Ja, det går att köpa mer lagringsutrymme, läs mer om alternativen och priser här.
Notera att betalningen görs av dig personligen och att det gäller ditt Google Apps konto.  

Måste jag använda en särskild internetuppkoppling för att komma åt Google Apps när jag är utanför skolan?

Nej, du kan nå Google Apps via en öppen uppkoppling till internet. Du behöver alltså inte vara inloggad på Sollentuna EDU för att komma åt din epost, dina dokument eller din kalender. 

Varför har bara personal och elever konto i Google Apps, och inte vårdnadshavare?

Vår Google Apps miljö är en infrastruktur för kommunikation och samarbete för de som verkar i den kommunala skolan. Vårdnadshavare och utomstående kan dock enkelt samverka med våra användare via ett eget Google konto, se mer nedan.

Kan föräldrar och vårdnadshavare ta del av information i Google Apps?

Vill en elev eller personal låta någon utomstående se och/eller redigera ett dokument eller en webbplats så kan man dela ut en sådan rättighet. Detta innebär att t.ex. föräldrar kan bjudas in att ta del av lösenordsskyddad information som lagras i våra Google Apps domäner. Föräldrar måste då uppge e-postadress som är knutan till ett Google konto för att sådan delning av information skall kunna ske. Se sidan Åtkomst för föräldrar.

Vad händer med mitt konto om jag slutar i Sollentuna? Vad gör jag med min information i Google Apps?

När en skola begär borttagning av ett konto så hamnar det under en period i karantän. Under denna tid finns kontot kvar i Google Apps, men är "passivt" ("suspended"). När kontot efter en tid tas bort i vår centrala katalog över personal och elever så kommer motsvarande konto tillsammans med allt innehåll att raderas i Google Apps

Som användare kan, och bör, du förstås exportera och spara egen information då du vet att du skall sluta i kommunen. Detta måste du göra innan skolan begär borttagning av kontot. Se Googles Data liberation sajt (engelska) för olika metoder kring hur du kan exportera och flytta ditt innehåll. 

Du kan även logga in på https://www.google.com/takeout där du direkt kan ladda ner arkiv från vissa av tjänsterna, t.ex. Picasa (skriv din e-post adress så kommer du till vår kommuninloggning).

Vad är Google Labs och har vi tillgång till Labs?

Google Labs är "det senaste" i funktionsväg. Du har tillgång till alla spännande Labs funktioner men bestämmer själv vilka du vill ha aktiverade. Klicka på Labs (gröna flaskan)-ikonen i övre högra hörnet eller gå via Inställningar -> Labs för att aktivera Labs funktioner. Labs finns för Gmail och Kalender. 

Labs-funktionerna har alltså ännu inte testats i tillräcklig omfattning för att vara standardfunktioner i Google Apps. Tänk på att Labs-funktioner kan förändras, medföra smärre funktionsfel eller tas bort när som helst.

Sites

Prenumerera på RSS flöden (feeds) i Google Sites

Det är lätt att prenumerera på RSS-flöden från Sites (Vad är RSS?). Du skapar en feed genom att lägga till /posts.xml i slutet av en meddelande sidas URL, exempelvis blir det så här:
http://sites.google.com/a/edu.sollentuna.se/apps/apps/tips-och-trix/posts.xml
(För helt publika webbplatsers meddelandesida finns också en "Prenumerera" knapp som skapar motsvarande feed)

Feeds är också tillgängliga för webbplatsens kommentarer (lägg till /comments.xml på valfri webbplats sida) och aktiviteten på webbplatsen (lägg till /activity.xml på webbplatsens start URL). 

Feeds fungerar bara på webbplatser som publicerats öppet på Internet eller där webbplatsen är delad med "Alla med länken". Privata webbplatser som kräver inloggning för att visas medger av naturliga skäl inte publika RSS flöden.