Förbättringar i lär- och samarbetsmiljön


Viktig information till elever och lärare
Läs om förändringar som skett i vår lär- och samarbetsmiljö 
Google Apps under höstlovet 2014


Skälen till förändringen i lär- och samarbetsmiljön är att:
  • få tillgång till nya tjänster i Google Apps
  • förenkla delning av resurser, f.a. mellan lärare och elever, i Google Apps
Förändringarna började gälla 27 oktober 2014. Från och med detta datum ska elever bara använda 
sitt nya edu.sollentuna.se konto för epost, dokumenthantering (Drive) samt övriga Google tjänster, 
t.ex. kalender, sites, Blogger, YouTube mm. 

Har du frågor eller behöver hjälp så kontaktar du skolans tekniker (DTS) eller Lars Glimbert, 
IKT utvecklare på Barn- och utbildningskontoret, via epost lagli_s@edu.sollentuna.se
telefon 073 915 1315 eller hangout.



Det är inte längre möjligt för elever att själva nå sina dokument och filer i sin "gamla" Drive. Denna möjlighet upphörde den 26/11 2014. 

 


Vad vi åstadkommer med förändringen

Tillgång till nya tjänster

Vissa tjänster i Google Apps, t.ex Google Classroom, förutsätter i dagsläget att elever och lärare befinner sig i samma Google Apps domän. Google Classroom är en efterfrågad tjänst och i och med förändringen så kommer den funktionen bli tillgänglig. 

Även hanteringen av formulär förbättras, t.ex kan lärare välja att se elevernas e-postadress när de svarar i ett formulär, vilket inte varit möjligt tidigare. 

Förenklad delning av resurser

I och med förändringen så kommer grupper för skolor samt klasser/kurser att finnas . Med andra ord, delning av resurser kan göras med e-postadressen som tillhör gruppen. När epostadressen för en grupp används delas resursen med alla i klassen/kursen, vars medlemmar styrs av innehållet i kommunens elevadministrativa system. Tillkommer eller slutar en elev i klassen uppdateras delningen automatiskt. 

Läs mer under Konton och grupper.

Hur information hanteras vid förändringen 

Vi använder oss av en IT lösning för att migrera, dvs flytta, data i Google Apps kärntjänster från elevens elev.sollentuna.se konto till elevens nya edu.sollentuna.se konto. Det tar flera dagar att flytta allt data för samtliga elever. Resurser som elever skapat/använt senast migreras först och blir tillgängligt på det nya kontot först. Räkna med att det kan dröja några dagar innan samtliga resurser, t.ex. alla filer i Drive, finns tillgängliga på nya kontot. Observera att dina filer i Drive är osorterade inledningsvis, men att den gamla mappstrukturen återkommer.

Data som migreras/flyttas för elever

Epost (Gmail)
  • Alla epostmeddelanden, inklusive etikettstrukturer samt kontakter i adressboken, i Gmail flyttas. Notera att alla ebrev som var olästa på gamla kontot hamnar överst i inkorgen på nya kontot med nytt datum. Det kan upplevas märkligt, men är alltså bara så att samtliga olästa ebrev hamnat tillsammans. 
  • En automatisk vidarebefordran av epost kommer att finnas, dvs epost som skickas till elevers elev.sollentuna.se adress blir automatiskt vidarebefordrad till nya edu.sollentuna.se adressen.
Google Drive och Google Sites
  • Alla dokument, filer och mappar i Google Drive samt Google Sites som elever äger flyttas över till det nya edu.sollentuna.se kontot. Delningsinställningarna för dessa resurser förblir intakta.
  • Dokument och filer - dock ej mappar - i Drive samt Google sites vilka är delade med elever från lärare får sina delningsinställningar uppdaterade, dvs eleven kommer åt dessa delade resurser i sitt nya konto.
Kalender
  • Kalendrar som eleven äger flyttas över till det nya edu.sollentuna.se kontot. 

Data som inte migreras/flyttas för elever

Google Drive
  • Dokument och mappar som är delat med eleven från annat externt konto förutom edu.sollentuna.se kommer inte synas för eleven på nya kontot. I dessa fall får ägaren dela om resursen till nya edu.sollentuna.se kontot.
  • Google formulär (forms) flyttas inte över till nya kontot.
  • Google teckning (drawings) flyttas som en bildfil (.png) och kan därmed endast visas, inte redigeras, i nya kontot.
  • Filer som tillhör externa applikationer, t.ex. Coggle, Pixlr, WeVideo m.fl., flyttas inte. 
Kalender
  • Kalendrar som är delade med elever från annat konto, t.ex. en lärare, syns inte på elevens nya konto. 

Google grupper
  • Grupper som elever själva har skapat på elev.sollentuna.se kommer inte att flyttas över till edu.sollentuna.se. Vi kommer framöver inte tillåta elever att själva skapa Google grupper. Google grupper kommer hanteras av administratörer.

Ändringar som elever och lärare kan behöva göra själva 

Vår ambition är att förändringarna ska innebära så lite merarbete för elever och lärare som möjligt. Det mesta av data flyttas automatiskt, men det finns vissa saker där elever och lärare eventuellt behöver vidta åtgärder själva.  

Ändringar som elever kan behöva göra

Observera: De första två punkterna nedan, bild 1-3, måste genomföras av elever som använder en personlig iPad. 
    • Byt lösenordet. Detta är en förutsättning för att bl.a. Gmail och Drive appar på en mobil eller iPad ska fungera. (Se bild 1) 
    • Uppdatera inställningar för mobila applikationer, t.ex. epost och Drive kontot på en iPad. (Se bild 2 och 3) 
    • Används en Chromebook så ska inloggning ske med anv.namn@edu.sollentuna.se. (Se bild 4). En mer detaljerad beskrivning finns i det här dokumentet
    • Uppdatera eventuellt Apple ID som knutits mot elev.sollentuna.se adressen till nya edu.sollentuna.se adressen. (Se bild 5)
    • Eventuella Chrome appar som tidigare installerats måste hämtas och installeras om från Chrome web store. (Se bild 6)
    • Flytta resurser som skapats utanför Google Apps kärntjänster med elev.sollentuna.se kontot, såsom t.ex. egna bloggar i Blogger och egna videoklipp på YouTube. (Se bild 7-8). Elever som behöver göra detta får ta kontakt med skolans tekniker som i sin tur kan få hjälp från kommunens Google Apps administratörer. 
    • Ändra konto- och synkroniseringsingskopplingar där elev.sollentuna.se kontot använts för att logga in mot externa webbtjänster. Exempel på sådana tjänster är Lucidpress, Khan Academy, Cooggle mm. Hur en sådan ändring görs kan se lite olika ut men den här beskrivningen för tjänsten Lucidpress bör kunna användas även för andra tjänster.   
    Elever behöver förstås också lära sig att de har en ny epostadress som slutar på edu.sollentuna.se, t.ex. för de fall denna används för att registrera sig eller logga in på andra tjänster mm. Alla elever behåller sitt nuvarande användarnamn, dvs de 6 eller 8 tecken som föregår @ tecknet.

    Ändringar som lärare kan behöva göra

    • Resurser som lärare tidigare delat med alla på domänen, dvs delningsalternativet "Personer på Sollentuna kommunala skolor", blir tillgängligt även för elever efter förändringen eftersom elever och lärare då tillhör samma domän (edu.sollentuna.se). Vill man inte att sådana resurser ska vara synliga för elever behöver delningsinställningar för dessa resurser ändras till "Av - specifika personer". Du kan söka fram de dokument som du själv delat med "Personer på Sollentuna kommunala skolor" genom att ange följande i sökrutan i Drive: owner:din epostadress source:domain. (Se bild 1) 
    • Dela om eventuella kalendrar som är delade med elevernas gamla adress till dessas nya edu.sollentuna.se adress. (Se bild 2)
    • Lärare som använder Doctopus skriptet i Google Drive behöver uppdatera skriptets register med elevernas nya epostadress. (Se bild 3-5)
    • Lärare behöver uppdatera delningsinställningar för mappar som delats med elever då dess delningsinställningar inte uppdateras med elevernas nya adress. Ändra delningen för mappen till elevens edu.sollentuna.se adress alternativt till klassens/kursen epostadress. Läs mer här samt nedan under Konton och grupper. 

    Ny struktur i Google Apps 


    Konton och grupper

    Kommunen inför effektivare och säkrare rutiner för kontohantering. All kontohantering sker i kommunens personal- respektive elevadministrativa system. Kontoinformation hämtas ifrån dessa system till Google Apps. För personal består informationen av kontonamn, för- och efternamn och epostadress samt enhetsnamn och tjänstebeteckning. För elever består informationen av kontonamn, för- och efternamn och epostadress samt enhetsnamn och klass/kurs.

    Utöver personliga konton kommer det finns en enhetlig gruppstruktur i Google Apps. Detta underlättar inte minst för lärare, samtidigt som vi får ett mer tillförlitligt sätt att dela resurser till elevgrupper. Klassgruppens epostadress kan alltså användas för att dela dokument, sites, kalendrar och för att skicka epost till alla elever i en klass. 

    Skolgrupper
    Skolgrupper finns för elever och personal på respektive skola. Skolgrupperna får epostadress xxx-elever@edu.sollentuna.se respektive xxx-personal@edu.sollentuna.se, där xxx är enhetsbeteckningen, t.ex. HLD.

    Klassgrupper grundskolan
    Gruppnamnet för klass 8A på Helenelundsskolan skolåret 2014/2015 blir HLD-8A-elev_14-15 med tillhörande epostadress hld-8a-elev-14-15@edu.sollentuna.se.

    Kursgrupper gymnasiet
    Gruppnamnet för en retorikkurs på Rudbeck period 1 2014 blir RBK_RET0121420 med tillhörande epostadress rbk-ret0121420@edu.sollentuna.se.

    Arkivering av klass- och kursgrupper
    Grupper för skolåret som passerat kommer arkiveras varje år i augusti. Gruppnamnen ändras då, enligt exemplet ovan, till OLD-HLD-8A-elev_14-15 respektive OLD-RBK_RET0121420.

    Gruppen förblir arkiverad i 3 år och efter det tas gruppen bort. I praktiken innebär detta att de resurser, t.ex. mappar och dokument, som blir delade med en elev då hen går i årskurs 1 förblir synliga och åtkomliga i Drive fram till hen går ut årskurs 4.

    Se medlemmar i en grupp 
    Det går att lista medlemmar i en grupp genom att söka efter gruppen i Google grupper och välja "Du kan visa en lista över medlemmarna i gruppen". 

    Inloggning och lösenordshantering

    Elever och lärare skriver http://epost.edu.sollentuna.se i sin webbläsare för att nå inloggningssidan där användarnamn och lösenord anges för att logga in till Google Apps. 

    På inloggningssidan ("blå sidan") finns numera en länk för att själv byta sitt lösenordHar man glömt sitt lösenord ska man i vanlig ordning kontakta skolans tekniker (DTS) för att få ett nytt. 

    Läs också om nya rutiner för utloggning här.